Ennakkotietoa jäsenlaskutuksesta
Uudet jäsenet
Vanhat jäsenet
Jäsenlaskutuksen periaatteet
Laskut ja vakuutukset
Jäsenmaksuvapautus
Lippukunnan oma jäsenmaksu
Lippukunnan tiedot jäsenmaksulla
Liity sivusto
Jonon käsittely
Toimintaohjeet lippukunnan jäsenrekisterinhoitajalle
Virheelliset laskut
Jäsentietojen päivittäminen
Ennakkotietoa jäsenlaskutuksesta
TÄMÄ KIRJE SISÄLTÄÄ TÄRKEÄÄ TIETOA JA TODENNÄKÖISESTI EDELLYTTÄÄ LIPPUKUNNALTA TOIMIA 31.8. MENNESSÄ.
Viime vuonna jäsenlaskutus tapahtui jo kolmannen kerran Kuksan kautta. Kokonaisuudessaan se meni tosi hyvin, mutta aina on pientä kehitettävää. Olemme hioneet prosessia entisestään ja toivomme tämän prosessin sujuvan kaikkien kannalta mahdollisimman helposti.
Lähetämme syyskuun alussa sähköisen jäsenkirjeen jäsenille ja heidän huoltajilleen. Viestin tarkoituksena on ohjeistaa jäseniä tai heidän huoltajiaan hoitamaan tietyt asiat Kuksassa itsenäisesti ja ohjata ilmoittamaan teille lippukuntaan niistä asioista, jotka voidaan lippukunnassa hoitaa.
Huolehdittehan lippukunnassakin siitä, että kaikilla toiminnassa mukana olevilla on partion jäsenmaksu maksettuna.
Toimintaan voivat osallistua vain jäsenmaksun maksaneet henkilöt.
Uudet jäsenet
Kevätkaudella (tammikuu - kesäkuu) liittyvät jäsenet
Jos jäsen liittyy partioon keväällä, laskutetaan häneltä kuluvan vuoden jäsenyys viikon sisällä siitä, kun hänet on kirjattu Kuksaan. Seuraavan vuoden jäsenyys laskutetaan samalla tavoin kuin vanhoilla jäsenillä (katso kohta vanhat jäsenet).
Syyskaudella (elokuu-joulukuu) liittyvät jäsenet
Jos jäsen liittyy partioon syksyllä, laskutetaan häneltä seuraavan vuoden jäsenyys viikon sisällä siitä, kun hänet on kirjattu Kuksaan. Kyseinen jäsenmaksu pitää sisällään myös kuluvan syksyn jäsenmaksun.
Tavoitteenamme on, että kun jäsen on merkitty Kuksaan, hän saa laskun viikon kuluessa. Viime syksynä lähes kaikkien uusien jäsenten maksut suoritettiin viipymättä, joten ei ole mitään syytä pantata jäsenten merkitsemistä Kuksaan heti, kun saatte heistä tiedon.
Jos lippukuntaanne tulee uusia jäseniä (tai jäsenhakemuksia), jotka tulevat toimintaan mukaan vasta syksyllä, niin laittakaa heidän jäsenyytensä alkamaan vasta 1.8. jälkeen. Muussa tapauksessa he saavat myös kuluvan vuoden jäsenmaksun. Jos henkilö osallistuu vaikkapa kesäleirille, tulisi hänellä olla kuitenkin vuoden kuluvan vuoden jäsenmaksu maksettuna. Huomaa, että jäsenyyksiä ei laskuteta 1.7.-31.8. välisenä aikana.
VANHAT JÄSENET
Vuoden 2018 jäsenlaskut toimitetaan marraskuun alussa (piireittäin porrastetusti). Huomaa, että kaikki lippukunnassa eivät saa laskua välttämättä samana päivänä, joten omaa kannattaa odottaa. Lasku on nähtävillä myös Kuksassa.
Jäsenlaskutuksen periaatteet
Jäsen tai jäsenen huoltaja hyväksyy jäsenlaskutuksen periaatteet maksaessaan jäsenlaskun. Ehdot ovat nähtävissä partion jäsenyyssivulla ja niihin viitataan jäsenlaskussa. Oleellisinta periaatteissa on:
Maksettuja jäsenmaksuja ei palauteta
Jäsenmaksuja tai niiden erotuksia ei lasketa hyväksi muiden jäsenmaksuissa, vaikka jäsenlaskutusperusteet muuttuisivat jäsenmaksun maksamisen jälkeen.
Partiolainen katsotaan olevan jäsenetujen piirissä, kun hänet on lisätty partiorekisteriin, eikä hänen jäsenlaskunsa ole erääntynyt tai hän on maksanut jäsenmaksunsa.
Jäsenen tulee itse varmistaa, että jäsentiedot ovat oikein
Laskut ja vakuutukset
Laskun lähetystavaksi voi valita Kuksasta paperi- tai sähköpostilaskun. Alle 15-vuotiaille jäsenlasku toimitetaan kuitenkin aina paperilaskuna, ellei maksajaksi ole valittu huoltajaa (ks. kohta huoltaja laskun maksajana). Yli 15-vuotiaille jäsenlasku toimitetaan sähköpostitse, ellei Kuksasta ole käynyt valitsemassa laskujen laskutustavaksi paperilaskua. Laskun toimitustapaa voi muuttaa Kuksassa. Maksumuistutukset lähtevät aina paperilaskuina.
Maksumuistutukset
Jos jäsenmaksu jätetään maksamatta, lähetetään kaksi maksumuistutusta postitse. Lisäksi lähetetään sähköpostilla tieto jäsenmaksun erääntymisestä. Tämän jälkeen seuraava jäsenlasku toimitetaan seuraavana syksynä. Jos tämänkin laskun jättää maksamatta, jäsenlaji muutetaan 1-tai 2 -jäsenestä muotoon ”jäsenmaksu maksamatta”. Jäsenlasku on tämänkin jälkeen näkyvissä Kuksassa henkilön tiedoilla ja sen voi maksaa. Laskun saa Kuksasta henkilön tiedoista Laskut-välilehdeltä klikkaamalla ”Katso koko laskutushistoria”.
Huoltaja laskunmaksajana
Huoltaja voi valita itsensä jäsenlaskun maksajaksi. Tämä tapahtuu Kuksasta huoltajan tiedoista kohdasta ”huollettavat”. Tämän jälkeen huoltaja voi omista tiedoistaan valita, ottaako huollettavan jäsenlaskun paperilla vai sähköpostitse muokkaamalla kohtaa ”SP:n lähettämien laskujen laskutustapa”.
E-lasku
18-vuotiaat ja sitä vanhemmat voivat tehdä e-lasku-sopimuksen oman pankkinsa kanssa käyttäen omaa jäsennumeroansa. Myös huoltajat voivat tehdä e-lasku-sopimuksen oman pankkinsa kanssa käyttäen omaa huoltajanumeroansa. Kuksa osaa ohjata huollettavien laskut huoltajan pankkiin, kunhan linkitys on Kuksassa tehty.
Jos huoltaja on virheellisesti tehnyt e-lasku-sopimuksen huollettavan numerolla (ja Kuksassa linkitys on tehty huoltajan ja huollettavan välillä), pankin tiedot ovat tallentuneetkin huolettavalle, mutta lasku lähtee huoltajan tiedoissa olevan maksutavan mukaan (eli paperilla tai sähköpostilla). E-laskua ei tällöin lähde. Huoltajan täytyy tällöin käydä purkamassa e-lasku-sopimus pankissa ja tehdä se sitten uudelleen omalla numerollaan.
Vakuutuksen voimassaolo
Lippukunnan uudet jäsenet ovat vakuutettuina jäsenvakuutuksessa heti, kun lippukunta on ilmoittanut heidät uusiksi jäseniksi Kuksa-rekisteriin. Uusien jäsenten vakuutus on voimassa ilmoituksen saapumisesta jäsenmaksun eräpäivään saakka ja katkeaa, jos laskua ei ole maksettu eräpäivään mennessä. Jäsen on vakuutettu, kun jäsenmaksu on voimassa.
Jäsenmaksuvapautus
Jäsenmaksusta voi anoa vapautusta. Se voidaan myöntää taloudellisin, terveydellisin ja sosiaalisin perustein. Vapautus on suunnattu ensisijaisesti alaikäisille ja sillä halutaan varmistaa myös vähävaraisten perheiden lasten mahdollisuus harrastaa partiota. Vapauttamista voi anoa ympäri vuoden. Vapautus tulee anoa ennen jäsenmaksulaskun eräpäivää. Lisätietoja asiasta saa piirien nettisivuilta ja piiritoimistoista.
LIPPUKUNNAN OMAN JÄSENMAKSUN KERÄÄMINEN JÄSENLASKUTUKSEN YHTEYDESSÄ
Tarjoamme kaikille lippukunnille mahdollisuutta kerätä omaa jäsenmaksuaan valtakunnallisen partiojäsenmaksun yhteydessä (jäsenmaksupalvelu).
Lippukunnan tulee tehdä päätös vuoden 2018 jäsenmaksun keräämisestä omien sääntöjensä mukaisesti. Jäsenmaksupalvelu on määräaikainen ja voimassa vuoden. Palvelussa noudatetaan Suomen Partiolaisten jäsenmaksujen keräysprosessia.
Piiri voi harkintansa mukaan myöntää vapautuksen jäsenmaksusta sitä anoville. Jos ja kun lippukunta kerää jäsenmaksunsa osana partion jäsenmaksua, tulee heidän sitoutua siihen, että jäsenmaksuvapautus myönnetään tällöin myös heidän osuudelleen.
Jäsenmaksupalvelun käsittelymaksu
Jäsenmaksupalvelusta veloitetaan lippukunnalta 35 euroa. Tämä käsittelymaksu vähennetään ensimmäisestä palautuserästä, eikä lippukunnalle tule erillistä laskua. Lippukunnan
kirjanpitoon merkitään menoihin käsittelymaksu 35 euroa ja tuloihin jäsenmaksut 35 euroa plus tilille maksettu palautussumma.
Aikataulu
Jos lippukunta päättää kerätä omaa jäsenmaksua partion jäsenlaskutuksen yhteydessä, lippukunta ilmoittaa lippukunnan osuuden jäsenmaksusta Kuksaan 1.–31.8. välisenä aikana. Ilmoitus koskee vain vuoden 2018 jäsenmaksua, jota kerätään syksystä 2017 kesään 2018 (1.9.2017-31.6.2018).
Jäsenmaksu palautukset tilitetään lippukunnille kuukausittain puolentoista kuukauden viiveellä laskun maksukuukaudesta.
OHJE:
Lippukunnan jäsenmaksuosuuden merkkaaminen
LIPPUKUNNAN TIEDOT JÄSENLASKULLA
Nämä tiedot vaikuttavat jäsenlaskutukseen ja osa tiedoista näkyy jäsenlaskulla, joten on ensisijaisen tärkeää, että lippukunta on syöttänyt tiedot oikein Kuksaan. Jäsenmaksupalvelu ja lippukunnan jäsenmaksuosuudet merkitään Kuksaan elokuun aikana!
Jäsenlaskutuksen sähköposti ja puhelin voivat olla vaikkapa jäsenrekisterinhoitajan tiedot. Jos olette tilannut jäsenmaksupalvelun, pitää jäsenlaskutuksen tilinumero olla syötettynä. Valitkaa ja merkatkaa elokuussa, jos aiotte kuulua mukaan jäsenmaksupalveluun!
Jämsän Jokipartio ry
Jäsenlaskutuksen sähköpostiosoite:
maarit.polvi@hotmail.com
Jäsenlaskutuksen puhelinnumero: 0407045930
Jäsenlaskutuksen IBAN-tilinumero: FI5821081800006640
Lippukunta mukana jäsenlaskutuksessa Valittava elokuussa
Lippukunnan jäsenmaksuosuudet
o 1-jäsen: Merkattava elokuussa
o 2-jäsen Merkattava elokuussa
OHJE:
Lippukunnan tietojen päivittäminen
LIITY-sivuston tiedot
Jos lippukunta ottaa uusia jäseniä LIITY-sivuston kautta (suositeltavaa), on hyvä tarkistaa,
Lippukunnan tiedoissa on raksi kohdassa: Salli liittyminen nettisivujen kautta
Kokoontumispaikkojen tiedot ovat oikein (ohje: kolon lisääminen)
UUTTA: Lippukunta voi halutessaan merkitä Kuksaan oman mainoslauseen, joka näkyy LIITY-partioon sivuilla lippukunnan tiedoissa.
OHJE:
Kolon lisääminen
JONON käsittely
Muistattehan huolehtia lippukunnan jäsenjonosta Kuksassa. Jonossa on tälläkin hetkellä valtakunnallisesti satoja henkilöitä. Se on melkoinen määrä ja tietenkin lähtökohtaisesti kaikki pyritään saamaan mukaan. Tärkeintä on, että jokainen kiinnostunut saa jonkinlaisen reaktion yhteydenottoonsa. Jos lippukuntaan ei mahdu / ryhmille ei ole riittävästi johtajia, kannattaa jokaiselle jonottajalle laittaa sähköposti, jossa kysyy myös vanhempia mukaan toimintaan. Jokaisen ilmoittautuneet kautta tavoittaa vähintään yhden aikuisen. Jos vieläkään ei mahdu, niin muistattehan ilmoittaa siitä jonottajalle! Yksi kokeilemisen arvoinen juttu on kutsua kaikki jonottajat mukaan johonkin lippukunnan tapahtumaan (esim. aloituspamaukseen) ja jutella siellä vanhempien kanssa. Kasvotusten kysyminen on usein tehokkaampi rekrytointikeino kuin sähköposti, johon voi helposti jättää vastaamatta.
Tarkistakaa lippukunnan jonotilanne säännöllisin väliajoin Kuksassa. Tavoitteena on, että jäsenhakemuksiin vastataan 2 viikon kuluessa niiden saapumisesta!
Klikkaa käsittele myöhemmin, jos olette huomioineet hakemuksen
Jos klikkaat käsittele-linkkiä, huomioi seuraava:
o Älä laita jäsenyyttä alkamaan ennen 1.8.
o Tallenna yhteystiedot itsellesi muistiin, sillä kun jäsenyys on laitettu alkamaan tulevaisuudessa, ei lippukunta näe jäsenen tietoja.
Lippukuntaan tulleita jäsenhakemuksia voivat käsitellä jäsenrekisterinhoitajat, sihteerit ja lippukunnanjohtajat.
Tämän kirjeen lopusta löytyy pari esimerkkiä vastausviesteistä.
OHJE:
Jonon käsittely
TOIMINTAOHJEET LIPPUKUNNAN JÄSENREKISTERINHOITAJALLE ENNEN JÄSENLASKUTUSTA
Jotta laskut lähtevät kerralla oikein ja lippukunta välttyy turhilta yhteydenotoilta, tulee lippukunnan huolehtia, että jäsenrekisterissä on tiedot oikein.
Tarkistakaa uusilta jäseniltä, onko perheessä muita partiolaisia. Jos on, varmistakaa haluavatko he tällöin uudelle jäsenelle 2-jäsenyyden (alle 17-vuotias, ei saa lehteä). Merkatkaa oikea jäsenlaji Kuksaan.
Toiminnan alkaessa syksyllä (elo-syyskuussa) käykää läpi jäsenenne, erityisesti nuoremmat ikäkausiryhmät, ja tarkistakaa heiltä, jatkavatko he partiossa. Päättäkää Kuksassa jäsenyydet jo lopettaneilta. Näin varmistetaan, että lopettaneille henkilöille ei lähde turhia laskuja, eikä lippukunnan näin ollen tarvitse vastaanottaa turhia yhteydenottoja.
Merkitkää Kuksaan lippukunnan Yhteystiedot-välilehdelle jäsenlaskutuksen sähköpostiosoite ja jäsenlaskutuksen puhelinnumero. Nämä tiedot tulostuvat kunkin jäsenen jäsenmaksulaskulle yhteydenottoja varten.
TOIMINTAOHJEET VIRHEELLISTEN LASKUJEN KÄSITTELYYN
1. Jos henkilö on saanut laskun, mutta lopettanut partion kokonaan, pyydä henkilöä hävittämään lasku ja päätä henkilön jäsenyys lippukuntaan Kuksassa.
2. Jos henkilö on saanut 1-jäsenen jäsenmaksulaskun, mutta hänen olisi pitänyt saada 2-jäsenen jäsen maksulasku (tai toisin päin):
jos lasku on vielä avoin (ei maksettu), muuta jäsenlaji oikeaksi ja pyydä henkilöä odottamaan uutta laskua. Ilmoita osoitteeseen
rekisteri@partio.fi, että ko. henkilö tarvitsee uuden jäsenlaskun (jäsennumero ja nimi).
jos lasku on jo maksettu, muuta jäsenlaji oikeaksi. Uutta laskua ei lähetetä, mutta myöskään mahdollista erotusta ei palauteta (siksi onkin tärkeää, että jäsenlajit vaihdetaan lippukunnassanne oikeiksi jo etukäteen).
JÄSENTIETOJEN PÄIVITTÄMINEN KUKSASSA
Partiolaisen tai hänen huoltajansa tulisi tehdä itse Kuksassa
rekisteröityä
yhteystietojen muutokset
ilmoittautuminen tapahtumiin
OHJE:
Jäsentietojen päivittäminen
OHJE:
Huoltajan ohje
OHJE:
Partioon liittyminen
Partiolaisen tai hänen huoltajansa tulisi ilmoittaa lippukuntaan
huoltajan lisääminen
jäsenlajin muutokset
partiosta eroaminen
uusien jäsenten ilmoittautuminen
OHJE:
Huoltajan lisääminen
OHJE:
Eronneen jäsenen merkitseminen
OHJEITA
Osoiteeseen
www.partio.fi/kuksaohje on kerätty useita ohjeita Kuksan käyttöön. Kannattaa tutustua ohjeisiin, jos Kuksa aiheuttaa päänvaivaa.
